🌟 Success Story: Wissen sichern und digital nutzbar machen
Wie die Gesellschaft für Personaldienstleistungen mbH (GfP) in Kassel ihr Wissensmanagement neu aufgestellt, SharePoint als zentrale Plattform eingeführt und erste KI-gestützte Anwendungen erprobt hat.
🔍 Ausgangslage
Bei der Gesellschaft für Personaldienstleistungen mbH (GfP) in Kassel war viel Wissen vorhanden – aber verteilt. Dokumente lagen auf verschiedenen Serverlaufwerken, Informationen waren in E-Mails, Dateien und einzelnen Köpfen gespeichert.
Für den Arbeitsalltag bedeutete das oft: suchen, nachfragen, abgleichen. Gemeinsam mit dem INQA-Coach Thomas Thiel nahm das Unternehmen unter dem Titel „Wissensmanagement & KI-Unterstützung" die eigenen Abläufe unter die Lupe.
Im Mittelpunkt stand die Frage, wie internes Wissen besser gesichert, schneller verfügbar und für die Mitarbeitenden dauerhaft nutzbar gemacht werden kann – besonders in den Bereichen Datenschutz und Arbeitsschutz.
🗂️ Phase 1: Ordnung schaffen
In der ersten Arbeitsphase wurden die vorhandenen Serverlaufwerke systematisch bereinigt und neu geordnet. Dubletten und veraltete Dokumente konnten entfernt werden, während aktuelle Vorlagen konsolidiert wurden.
Schritt für Schritt entstand eine neue Struktur, die sich an den tatsächlichen Arbeitsprozessen orientiert und die tägliche Informationssuche spürbar erleichtert.
📂 Phase 2: Wissen bündeln mit SharePoint
In der zweiten Arbeitsphase entschied sich die GfP für SharePoint als zentrale Wissensplattform – die Basis für eine „Single Source of Truth". Informationen sollen künftig nicht mehr über verschiedene Ablagen verstreut sein, sondern gebündelt, aktuell und verlässlich zur Verfügung stehen.
Im Fokus standen vor allem FAQs, Vorlagen und Prozessbeschreibungen zu Datenschutz und Arbeitsschutz. Die enge Anbindung an die bestehende Microsoft-365-Umgebung sorgt dafür, dass die neue Struktur gut in den Arbeitsalltag integriert werden kann.
🤖 Phase 3: KI gezielt einsetzen
Die dritte Arbeitsphase rückte den Einsatz Künstlicher Intelligenz in den Mittelpunkt. Im SharePoint-Wiki erprobte das Team KI-Agents, um Fachfragen gezielt auf einen kuratierten Datenbestand anzuwenden.
Ergänzend wurden Prompting-Techniken und weitere KI-gestützte Werkzeuge getestet – etwa für Recherche, Textentwürfe und Präsentationen.
📈 Wirkung im Unternehmen
Die neue Wissensstruktur wurde als wichtiger Meilenstein für die digitale Weiterentwicklung der GfP bewertet. Sie reduziert Suchzeiten, baut Redundanzen ab und macht aktuelles Wissen im Alltag besser nutzbar.
„Mit dem INQA-Coaching haben wir unser Wissen strukturiert, zentrale Informationen besser zugänglich gemacht und die Grundlage geschaffen, digitale Werkzeuge wie KI gezielt und verantwortungsvoll einzusetzen. Das stärkt unsere tägliche Arbeit und macht uns zukunftsfähiger."
– Dirk Schöttelndreier, Geschäftsführer der GfP Kassel
Für die Zukunft plant die GfP: eine Community of Practice, feste Review-Zyklen und den schrittweisen Ausbau der Wissenspflege – damit das neue System dauerhaft im Unternehmen verankert bleibt.
Jetzt Ihr INQA-Coaching starten
Kontaktieren Sie uns für ein persönliches Gespräch – kostenfrei und unverbindlich.